Prozess aufnehmen
Einen konkreten Übergabeprozess auswählen, Beteiligte benennen und Ausgangslage sowie Erfolgskriterien festhalten.
Das Angebot
Ein erster Workflow für die Übergabe zwischen Baustelle und Büro.
Wir nehmen einen wiederkehrenden Ablauf auf und richten ihn so ein, dass gesprochene Informationen als prüfbare Übergabe bei den richtigen Personen ankommen.
01 · Der Einstieg
Baustelle-Büro-Potenzialcheck
Ein kostenfreies Gespräch von etwa 30 Minuten mit Phillip Schiller. Bringen Sie eine typische Situation mit, in der Ihr Büro Informationen nachfordern muss.
Das klären wir gemeinsam
- Wer erfasst Informationen und wer braucht sie?
- Was geht auf dem Weg verloren?
- Wie läuft die Übergabe heute?
- Welcher erste Ablauf wäre überschaubar und hilfreich?
Sie erhalten eine erste Einschätzung zur Passung und zum möglichen nächsten Schritt. Die detaillierte Prozessaufnahme erfolgt im beauftragten Sprint.
02 · Die Umsetzung
Baustelle-Büro-Workflow Sprint
Ein klar abgegrenzter Auftrag für einen Übergabeprozess, ein vereinbartes Ausgabeformat und ausgewählte Beteiligte. Den genauen Umfang stimmen wir vor Projektbeginn ab.
Struktur festlegen
Definieren, welche Angaben gebraucht werden: Projekt, Aufgaben, offene Punkte, Entscheidungen und nächste Schritte.
Workflow einrichten
Die freigegebene Erfassung, Aufbereitung, Prüfung und Ablage verbinden. Zugänge und Schnittstellen werden vorab geprüft.
Im Alltag testen
Ausgewählte Nutzer testen reale Übergaben. Fehlende Angaben, Zuordnung und Verständlichkeit werden gemeinsam geprüft.
Team einweisen
Eine kurze Einweisung für Erfassung, Prüfung und Weitergabe – mit verständlichen Regeln für den täglichen Einsatz.
Betrieb übergeben
Ablauf und Zuständigkeiten dokumentieren. Betrieb, Wartung, laufende Kosten und mögliche Erweiterungen vereinbaren.
Ein klarer Umfang
Vor dem Auftrag wissen beide Seiten, was geliefert wird.
Sie erhalten ein individuelles Angebot mit Lieferumfang, Abnahmekriterien, Zeitplan und Preis. Eine weiterführende Begleitung wird separat vereinbart.
Als Planungsrahmen sehen die Arbeitsunterlagen etwa drei Monate für Einrichtung, Test und Verankerung vor. Der verbindliche Zeitplan richtet sich nach Ihrem Prozess, den Zugängen und der Verfügbarkeit des Teams.
Was vorher zu klären ist
- Ein konkreter Übergabeprozess und sein Ausgabeformat
- Anzahl und Rollen der beteiligten Nutzer
- Vorhandene Systeme und technisch mögliche Anbindung
- Aufnahme-, Datenschutz- und Freigaberegeln
- Hardware, Lizenzen und laufender Betrieb
Ein vollständiger ERP- oder DMS-Wechsel, individuelle Schnittstellenentwicklung und weitere Workflows sind zusätzliche Vorhaben und müssen gesondert vereinbart werden.
Danach
Erst einen Ablauf im Alltag bewähren lassen.
Wenn der erste Workflow hilfreich ist und genutzt wird, können weitere Projekte, Nutzer oder Übergabesituationen folgen. Die Entscheidung treffen wir anhand der Erfahrungen aus dem Test.
Wo gehen bei Ihnen Informationen verloren?
Im kostenfreien Baustelle-Büro-Potenzialcheck betrachten wir eine konkrete Übergabe und klären, ob ein erster Workflow sinnvoll ist. 30 Minuten mit Phillip Schiller.