Das Vorgehen
Wir beginnen mit einer Situation aus Ihrem Projektalltag und führen den Workflow gemeinsam mit den Beteiligten ein. Nutzen und Qualität werden am tatsächlichen Ablauf geprüft.
So fließt die Information
Die verantwortliche Person spricht eine kurze Notiz: Projekt, Änderung, offener Punkt und nächster Schritt.
Die Informationen werden dem Projekt zugeordnet. Aufgaben, Entscheidungen und fehlende Angaben werden getrennt.
Eine benannte Person kontrolliert den Entwurf, ergänzt Unklarheiten und gibt die Übergabe frei.
Die freigegebene Übergabe wird abgelegt und an die vereinbarten Verantwortlichen weitergegeben.
So führen wir den Ablauf ein
Die Etappen beschreiben den Projektablauf. Ihren Zeitplan und die benötigte Mitarbeit legen wir im Angebot fest.
Wir betrachten eine typische Übergabe mit Bauleitung, Projektleitung und Büro. Wo entsteht Information, wer braucht sie und welche Rückfragen kommen wiederholt vor?
Ergebnis: ein ausgewählter Prozess mit Beteiligten, Ausgangswerten und Erfolgskriterien.
Wir definieren Eingaben, Projektzuordnung, Ausgabeformat und Freigabe. Werkzeuge, Zugänge, Datenverarbeitung und laufende Kosten werden vor der Einrichtung geklärt.
Ergebnis: ein abgestimmter Ablauf mit Informationsstruktur und klaren Verantwortlichkeiten.
Ein kleiner Nutzerkreis testet den eingerichteten Workflow an ausgewählten Fällen. Wir prüfen Erkennungsfehler, unvollständige Notizen, falsche Zuordnungen und die Verständlichkeit der Übergaben.
Ergebnis: ein getesteter Ablauf; offene Fehler und Grenzen sind dokumentiert.
Das Team erhält eine kurze Einweisung. Wir vergleichen die Ergebnisse mit der Ausgangslage und legen Zuständigkeiten für den weiteren Betrieb fest.
Ergebnis: ein abgenommener Workflow mit Dokumentation, Betriebsregelung und Entscheidung über die nächste Ausbaustufe.
Die technische Grundlage
Der geplante Ansatz nutzt Plaud zur Spracherfassung und n8n zur Weiterverarbeitung und Verteilung. Die konkreten Funktionen, Lizenzen und Schnittstellen werden vor dem Auftrag geprüft.
Eine kurze eigene Sprachnotiz nach dem Termin kann der Einstieg sein. Wenn Gespräche aufgezeichnet werden sollen, klären wir die erforderlichen Voraussetzungen und Freigaben vorab.
Wirkung sichtbar machen
Für diesen Workflow liegen noch keine belastbaren Kundenkennzahlen vor. Im ersten Projekt messen wir den Unterschied anhand derselben Kriterien vor und während des Tests.
Sind Projekt, Aufgaben, offene Punkte und nächste Schritte in der Übergabe enthalten?
Wie oft muss das Büro nachtelefonieren oder Informationen nachträglich suchen?
Wie lange dauern Erfassung und Nacharbeit, und wird der Ablauf im Team tatsächlich genutzt?
Im kostenfreien Baustelle-Büro-Potenzialcheck betrachten wir eine konkrete Übergabe und klären, ob ein erster Workflow sinnvoll ist. 30 Minuten mit Phillip Schiller.
